¿Cómo administrar una evaluación 360º?

Por 06 de septiembre de 2017Evaluación 360º, Recursos Humanos

 Guía para administrar una encuesta 360º

Paso 1. Crea el cuestionario

Como administrador, el paso uno consiste en construir el cuestionario de evaluación. Tanto si la quieres administrar en forma de entrevista o de encuesta, contar con la estructura de preguntas es el paso fundamental. Encuesta.com te ofrece una plantilla sobre la que puedes comenzar  plantilla 360º

Es importante que las preguntas de tu cuestionario se orienten hacia los objetivos actuales de tu organización y del departamento a evaluar, pues estos determinan la áreas claves de evaluación. No olvides la importancia de incluir preguntas de respuesta abierta, que otorgarán mayor profundidad al cuestionario.

Paso 2. Reúnete con los miembros de la organización a ser evaluados

Los primeros que deben saber que se realizará una evaluación 360º son los futuros evaluados: Los grandes protagonistas y beneficiarios del proceso.  Asegúrate de comprendan en qué consiste el procesos 360º y sus beneficios.

También es importante recoger sus objetivos y visiones de futuro, y así tener un marco constructivo para las conversaciones post-evaluación que vendrán después.

Por último, asegúrate de que sepan que tú como administrador, estarás ahí para guiarlos y contribuir en entrenamiento tras la evaluación. Si ellos tuvieran algún problema u obstáculo en el camino, deben sentir la confianza de a acudir al administrador del proceso.

Paso 3. Reúnete con sus respectivos Supervisores

Tras  adquirir una idea básica de los objetivos de los evaluados, es momento de contrastarlos con las ideas de sus respectivos supervisores. Los supervisores tienen a menudo sus propios objetivos para los trabajadores.

Debes asegurarte de que el conjunto de objetivos estén alineados con tu cuestionario 360º, de manera que, como mencionamos en el paso uno,  las capacidades asociadas a estos objetivos sean evaluadas. De lo contrario, debes adaptar mejor el cuestionario.

Aprovecha tu contacto con los supervisores, y explícales que el proceso de evaluación no cambiará al empleado, sino que más bien proporcionará una medida y una dirección de cambio.

Recuerda que la motivación para cambiar ha de venir directamente del empleado, pero déjale claro que solo con el apoyo de su supervisor y de sus compañeros, logrará los cambios del plan de acción posterior.

Obtén el compromiso por parte del supervisor o los supervisores involucrados, de que proporcionarán retroalimentación práctica y soporte para el desarrollo del empleado tras la evaluación.

Finalmente, pide a cada supervisor una lista de compañeros de trabajo del sujeto o sujetos a ser evaluados, para ayudarte a escoger evaluadores para el proceso. Enfócate en compañeros de trabajo que hayan trabajado con tus evaluados durante 1 – 3 años, pues son ellos quienes aportarán las evaluaciones más significativas.

Paso 4. Aplica el cuestionario

Si tienes previsto hacer la evaluación por entrevistas, deberás planificar el momento con todos los que han de ser evaluados. Sin embargo, las formas de evaluación 360º más comúnmente usadas son las encuestas online, así como otras herramientas similares de retroalimentación y análisis con cierto nivel de automatización.

Si envías la evaluación por email, asegúrate de presentarte como el administrador,  explica bien el proceso, cuáles los objetivos de la evaluación, y cómo va a contribuir en su desarrollo profesional.

Paso 5. Analiza los resultados y prepara el informe de conclusiones

Es en este quinto paso, donde tu habilidad analítica y talento como coach y administrador de la evaluación te serán más útiles. Debes recibir, cuantificar y analizar todas las valoraciones y opiniones resultantes de cada evaluado, y preparar un informe que sintetice los resultados más importantes de cada uno de ellos.

Si al analizar las respuestas, notas que alguna en particular es muy explicativa o interesante, o se repita muchas veces, puedes pídele una entrevista al evaluador para profundizar en ella.

Recuerda, estás buscando oportunidades clave para que el evaluado mejore y desarrolle sus capacidades y relaciones profesionales. Haz especial hincapié en aquellas áreas en las que el evaluado deba mejorar más, y subráyalo en tu informe.

Es sumamente recomendable en este paso, parafrasear los comentarios de los evaluadores en lugar de mostrarlos textualmente. Informa al evaluado, que has parafraseado todos los comentarios, de manera que este pierda menos tiempo tratando de averiguar quien esta detrás de los comentarios. 

Paso 6. Entrega los resultados

La entrega debe ser realizada personalmente, pues la revelación guiada de las valoraciones, comentarios y hallazgos, y la discusión cuidadosa de lo que estos significan es vital para su comprensión por parte de la mayoría de los evaluados.

Ten presente que ciertas partes del informe pueden provocar una reacción emocional en el evaluado. Los evaluados no siempre estarán de acuerdo con las valoraciones, que en ocasiones apuntan a un punto ciego personal. Recuerda que uno de las objetivos fundamentales de las evaluaciones 360º, es detectar puntos ciegos.

La honestidad es muy importante y recomendable. Hazle saber al evaluado que algo en el informe, aunque no sepas que, muy probablemente le hablará de manera muy cercana y personal, y que si ocurre debe verlo como regalo. Pídeles que pongan especial enfoque y cuidado en estas áreas, pues pueden terminar siendo las áreas clave para su futuro desarrollo.

Celebra aquello que el evaluado haga muy bien, pero recuerda que esta evaluación no es un acto de balancear lo bueno con lo malo, la retroalimentación es solamente útil, y no mala ni buena. El objeto de la evaluación 360º, es enfocarse en la retroalimentación práctica para  motivar un cambio.

El propósito de tu reunión con el evaluado debe ser el de ayudarlo a digerir y asimilar toda esa información sensible e importante dirigida a él, e identificar con él las áreas de mejora claves.

Al final de la evaluación, construye junto con el evaluado el plan para mejorar estas áreas y sumar nuevas capacidades. ¡Recuerda que ese es el objetivo último de todo este ejercicio!

Finalmente, documenta la conversación, el plan, y la lista de recursos que necesitarán para dar los próximos pasos.

Paso 7. Reúnete con los supervisores

Asumiendo tu rol como administrador, al finalizar la evaluación 360º, es importante que te reúnas con el supervisor/es  de tus evaluados, y expliques el plan de acción que entre tú y el evaluado habéis construido. Pregúntales qué opinan del plan, si lo mejorarían y cómo lo harían, y asegúrate también de que le den al plan una aprobación final, y de que tengan disponibles los recursos necesarios para ayudar al evaluado a realizarlo.

Para el evaluado, es precisamente después de la evaluación, cuando comienza verdaderamente el proceso. En primer lugar, ellos deben aceptar las evaluaciones de sí mismos y el informe resultante, y buscar entender estos resultados mejor y sin temor. Posteriormente, es momento de decidir por donde comenzar a mejorar.

Todos los miembros de la organización deben tener siempre presente, que uno de los objetivos del proceso es el desarrollo personal. Este es un objetivo clave de la vida misma, y la evaluación 360º es capaz de dar directrices para mejorar.

Consulta los principales roles de una Evaluación 360º

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