El teletrabajo se ha convertido en un aliado para empresas y trabajadores, especialmente en momentos críticos donde la salud puede estar en juego. Esta forma de trabajar ha sido adoptada desde hace décadas por algunas empresas, pero para otras supone aún un desafío. No solo cambia el día a día con los empleados, sino también la forma de gestionar y reclutar nuevo talento.
El departamento de Recursos Humanos debe continuar con sus funciones, independientemente de si el trabajador se encuentra en la oficina o trabaja desde casa. Entre dichas funciones está la de ofrecer un onboarding en remoto a los nuevos empleados que les proporcione seguridad, recursos suficientes para el desempeño de sus labores y una experiencia acogedora.
Pero…¿Qué es el onboarding?
El onboarding es el proceso de incorporación de un empleado nuevo a una empresa. Comienza el primer día de trabajo y puede durar semanas o incluso meses dependiendo del tipo de trabajo y la planificación de la empresa. Durante este proceso, los nuevos trabajadores conocen la filosofía de la empresa, cómo están organizados los procesos, quiénes serán los miembros de su equipo y cómo funciona la comunicación, entre otros.
El onboarding en remoto requiere que todos estos procesos se hagan online y sean adaptados de una forma creativa al nuevo entorno. Para ello, es necesario tener muy presente que la tecnología juega su papel: es imprescindible contar con los equipos y dispositivos necesarios para trabajar y una buena conexión a Internet. Son claves para el buen desarrollo de todo el proceso.
La experiencia de onboarding en remoto tendrá éxito si:
- La empresa ofrece a los nuevos empleados una incorporación agradable y segura, trasladando los valores de la compañía y haciéndole sentir parte de un equipo con unos objetivos comunes.
- El nuevo empleado demuestra su capacidad para adaptarse a nuevas situaciones, se siente cómodo con el teletrabajo y colabora con las diferentes fases del onboarding.
Cómo hacer el onboarding en remoto
Bienvenida face-to-face
Aunque el onboarding en remoto impida conocer al empleado en persona, si es posible realizarlo a través de la pantalla, realizando por ejemplo una videollamada. Este método es de gran ayuda y gracias a la interacción visual el nuevo empleado puede emitir y recibir feedback también emocional. Una videollamada inicial no solo sirve para romper el hielo, sino para comenzar a establecer relaciones interpersonales.
Proporcionar un kit de bienvenida
Para que un empleado pueda comenzar con éxito e ilusión en su nuevo trabajo necesita una serie de elementos básicos que podemos incluir en un kit:
- Una carta de bienvenida
- Documentos de Recursos Humanos
- Organigrama de la compañía
- Información del seguro de salud en caso de ofrecerlo
- Información sobre eventos y formaciones
- Merchandising de la empresa (se puede enviar por correo previamente)
Todos los elementos que se incluyen en el kit de bienvenida pueden enviarse por correo electrónico con un diseño original y creativo. Así, el empleado contará con información muy valiosa incluso antes de comenzar a trabajar.
En cuanto al merchandising, las empresas no deben dejar atrás esta práctica. Las camisetas corporativas, agendas, bolígrafos y otros materiales son de utilidad para el trabajador y además generan sentimiento de comunidad. Cuando se realiza el onboarding en remoto pueden enviarse estos objetos por correo postal.
Recorrido virtual por la oficina
Aunque el nuevo trabajador se encuentre en su domicilio, es interesante que pueda conocer cómo son las oficinas de la empresa, el entorno de trabajo. Algunas compañías disponen de vídeos 360 grados para presentar las instalaciones, pero con un vídeo en el que se muestren las principales salas, tanto de trabajo como de recreo, podría ser suficiente.
Presentación del equipo
Crear equipo y generar conexión entre los trabajadores es una de las funciones del departamento de RRHH. Durante el onboarding en remoto, la presentación del equipo es uno de los pasos más importantes. Utilizando videoconferencias, el empleado puede conocer a sus compañeros, interactuar y crear sentido de equipo. Plantear una reunión de 30 minutos con cada compañero es bueno para que el trabajador conozca el background de cada uno de ellos, cuáles son sus funciones y de qué forma están ligados a su trabajo. Después de su presentación oficial hay que incluirle en grupos de comunicación internos de la empresa (mail, slack, trello, etc).
Además, es recomendable añadir una reunión personal con el responsable directo del trabajador, que establecerá objetivos y líneas de trabajo para los primeros 3 meses. El responsable o manager también ofrecerá al nuevo empleado una visión global de las funciones del equipo y de otros empleados, que sin estar en el mismo equipo, puedan ser de ayuda.
Establecer el “Onboarding Buddy”
El Onboarding Buddy es un rol desempeñado por un compañero cuyas funciones serán brindar el apoyo y el contexto necesario al nuevo empleado en su incorporación. Se trata de un guía que dará soporte al nuevo empleado los primeros 60-90 días, ayudándole a establecer horarios, líneas de trabajo, puntos relevantes y mejorables, estrategias de empresa, etc.
Horarios y checklist
Para comenzar con buen pie lo mejor es establecer unos horarios de reuniones online. Existen una serie de reuniones fijas para todos los trabajadores y por equipos. Saberlas de antemano ayuda a planificar mejor el tiempo para poder cumplir con el checklist de objetivos. Este checklist incluye todas las tareas que el nuevo empleado debe cumplir tanto semanalmente como mensualmente y servirá como guía de trabajo durante su primer periodo dentro de la empresa.
Desde Encuesta.com esperamos que esta hoja de ruta sea de ayuda para que el onboarding en remoto sea una experiencia satisfactoria tanto para empresas como para nuevos trabajadores.