Los roles en una evaluación 360º

31 de enero de 2017

En una evaluación 360º existen generalmente cuatro roles (administrador, evaluados, evaluadores y supervisores), y es importante que todos entiendan su rol y las responsabilidades asociadas para crear una evaluación exitosa.
A continuación te los presentamos y describimos sus principales funciones, para que al momento de conducir una evaluación 360º en tu organización asumas el rol que te corresponda y ayudes a tus compañeros a asumir también el suyo:

El administrador

Es la persona que conducirá la evaluación. Sus tareas incluyen el diseño de la evaluación en sí misma, la conducción de entrevistas, la presentación de resultados y ayudar al evaluado en el diseño de un plan de mejora y desarrollo.
Este es uno de los roles más importantes de una evaluación 360º, y puede conseguirse contratando a un experto o grupo de expertos fuera de la compañía.
Es muy importante, casi elemental, recordar que el supervisor del evaluado NO debe ser el administrador. Se debe considerar como tal un tercer miembro de la organización, o una persona externa que no esté involucrada en asuntos inherentes al desempeño de los evaluados, y sin ningún tipo de agenda personal que pueda producir conflictos de intereses.
Las principales responsabilidades del administrador son:

  • Explicar a todos los involucrados el propósito y los beneficios detrás de la evaluación a realizarse.
  • Asegurarse de que el proceso de evaluación sea claro para los evaluados, evaluadores y supervisores.
  • Diseñar la evaluación como tal, bien sea en forma de encuesta o en forma de entrevistas
  • Administrar la evaluación y recoger sus resultados
  • Preparar u orientar a todos los supervisores de los evaluados para ayudarles a entender los resultados y el plan de acción posterior
  • Presentar y discutir los resultados con los evaluados
  • Diseñar y desarrollar el plan de acción posterior y facilitar los recursos y el material de apoyo para su ejecución tras discutir los resultados con los evaluados

Si eres el administrador, lo más importante que debes recordar es que tu propósito es prestar servicio a las personas evaluadas, no a los supervisores ni a los directores de la empresa.

Debes siempre recordar, como administrador, que una evaluación 360º NO es una evaluación de desempeño, sino más bien una herramienta para ayudar a una persona o grupo de personas a desarrollar capacidades valiosas.

Los evaluados

El evaluado o grupo de evaluados son los protagonistas principales del proceso. Si bien el diseñador, constructor e impulsor de la evaluación es el administrador, el centro del proceso es el evaluado, pues es el sujeto del análisis y el principal beneficiario del mismo. El o los sujetos han de ser evaluados por sus compañeros y por sus supervisores.

Lo más importante para el sujeto de una evaluación 360º es entender que las personas que le están evaluando están haciéndolo para proveerle observaciones e ideas constructivas. Éstas ayudarán al evaluado a entender la diferencia entre lo que ven de ellos mismos y la manera en que le ven sus compañeros y supervisores.
Puede tal vez ser un proceso incómodo, pero siempre valioso. Las siguientes son consideraciones importantes a tener en cuenta si eres un evaluado:

  • Las personas que te evalúan no te están juzgando. Están en el proceso para proporcionar observaciones constructivas para ti.
  • La retroalimentación que se produce en el proceso no es ni correcta ni incorrecta. Es simplemente un conjunto de observaciones, y como tal ha de tomarse, con la ventaja de que proporcionan una visión más allá de la tuya.
  • No tienes que cambiar nada respecto de ti mismo ni respecto de tu comportamiento al término de la evaluación si decidieras no hacerlo. Claro está, si no haces ningún cambio, no mejorarás en absoluto, ni verás resultados distintos a los que has venido teniendo hasta ese momento. Eres completamente libre de tomar las observaciones de tus compañeros para tu bien.
  • Se te puede pedir incluso que te evalúes a ti mismo. Con esto se estaría buscando identificar cualquier punto ciego que puedas tener respecto de ti mismo.
  • La evaluación identificará los aspectos en los cuales puedes cambiar tu conducta o desarrollar nuevas capacidades para ayudarte a tener éxito en tus objetivos profesionales.
  • Casi siempre prepárate para ser sorprendido por los resultados. Puedes incluso enfadarte un poco, y ello es una reacción comprensible y natural. Pon mucha atención en tu propia reacción, pues con ésta identificaras áreas en las que tendrás las mejores oportunidades de ser más constructivo.

En suma, no se trata de juzgar a los evaluados, sino de proveerles retroalimentación, guía, un mapa o plan de acción para mejorar capacidades gerenciales e interpersonales importantes.

Los evaluadores

Este es el grupo de personas encargadas de responder las preguntas de valoración suministradas por el administrador acerca de los evaluados. Los evaluadores tienen una relación laboral directa con el evaluado: compañeros de trabajo, miembros del mismo equipo, incluso pueden ser contactos de compañías asociadas.

El trabajo del evaluador es proveer la visión que al evaluado le falta de sí mismo, y proporcionar ideas al evaluado para su propio desarrollo por medio de valoraciones en áreas de su desempeño profesional (capacidades) y en aspectos de su carácter personal. Las evaluaciones dan una medida de cuánto puede mejorar el evaluado y en qué áreas.
Las siguientes son consideraciones importantes a tener en cuenta si eres un evaluador:

  • Tu trabajo es dar feedback constructivo a tu/tus evaluado/s.
  • Responde de manera honesta y respetuosa.
  • Tus respuestas serán anónimas. Nadie (con la excepción del administrador, en el caso de una evaluación por medio de entrevistas), sabrá quién específicamente ha respondido qué, pues casi siempre en las evaluaciones 360º se mezclan las perspectivas de diferentes evaluadores con diferentes niveles en la organización, así que el anonimato de tus respuestas es una cualidad de este tipo de evaluaciones.
  • Si las respuestas que estás proporcionando las das en forma de encuesta, entonces invierte un poco de tiempo en las respuestas abiertas, para beneficio del evaluado. Las preguntas de valoración con escalas son más rápidas, pero las versiones abiertas tendrán mucho más significado que estas otras porque capturarán tus propias palabras, que tienden a ser observaciones más difíciles de ver, más completas y más beneficiosas.

El supervisor

Generalmente los evaluados en estudios 360º tendrán a un supervisor participando también en el proceso. Como hemos mencionado, la evaluación del supervisor será comúnmente recogida y analizada aparte del resto de respuestas de los evaluadores como tal, debido a que la perspectiva de estas respuestas es otra, completamente diferente.
El supervisor de un sujeto en un proceso 360º tiene un rol muy similar al de un evaluador: Les serán hechas preguntas acerca de las capacidades de su supervisado, acerca de su comportamiento y acerca de sus rasgos interpersonales.

Lo difícil del rol de supervisor es generalmente recordar que una evaluación 360º no está para medir ni la eficiencia ni el desempeño del evaluado en el trabajo, sino para medir sus capacidades y demás aspectos importantes de su personalidad. Es bueno que el supervisor y su evaluado sepan de antemano qué tan bien están cumpliendo con sus tareas laborales. Es mucho mejor que, previamente al 360ª, no existan dudas acerca del nivel en el que el evaluado y el supervisor han ido realizando sus tareas, a fin de evitar actitudes defensivas que perturben el proceso.

Una evaluación 360º no es un sustituto para una retroalimentación continua, respetuosa y cordial entre el supervisor y el supervisado, y tampoco debe ser la única ocasión en la que un supervisor se sienta cómodo compartiendo opiniones y observaciones que no quiera compartir en persona.

Después de la evaluación, el supervisor y el administrador han de reunirse para discutir un plan de desarrollo profesional y personal para él y los evaluados. Si eres el supervisor, lo más importante es que estés dispuesto a dar apoyo a tu supervisado para cumplir con el plan trazado. Proporciona recursos necesarios, aliento, entrenamiento y reconocimiento del progreso que tu evaluado haya podido alcanzar, así como del tiempo invertido en lograrlo.

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