Encuestas generalesEncuestas generales

Planificación de un evento

Planifica tu evento conociendo necesidades y expectativas de los
asistentes para que sea un éxito.

Ver ejemplo

¿Qué factores hacen que un evento sea un éxito?
¿Qué esperan los participantes de tu evento?
Según los asistentes, ¿qué se puede mejorar?

¿Qué aspectos pueden ayudarte para que tu evento sea todo un éxito? ¿Qué es lo que esperan tus invitados? Sabemos que si está planificando una fiesta, un congreso, una cena de empresa o entre amigos, o una gran reunión, responder a estas dos preguntas no es una tarea sencilla. Con una encuesta puede obtener una visión general antes, durante y después de tu evento que le ayudará a cumplir con sus objetivos.

¿Cuál es el mejor momento para realizarla?

El momento ideal lo decides tú de acuerdo con el objetivo que quieras lograr. Las encuestas clave para su evento son las siguientes (las puedes combinar de acuerdo con tus necesidades):

Encuesta antes del evento: Gracias a esta encuesta, podrá encontrar las mejores opciones para sus invitados, saber lo que quieren y lo que esperan, calcular el número de asistentes, decidir el menú en base a tus preferencias… Podrás recoger respuestas que te ayudarán a tomar excelentes decisiones en cuanto a la organización y proyección de tu evento. Para lanzar tu encuesta y recoger las respuestas antes del evento cuenta con diferentes alternativas, pero te recomendamos que la envíes a los e-mails de tus invitados. Si tienes el evento publicado en Facebook, puedes incluir aquí el link de la encuesta.
Encuesta durante el evento: Es la mejor opción cuando estás organizando un evento que dura varios días o que se divide en jornadas, como un seminario, una convención, eventos académicos, festivales, y todos los que se realicen en distintas etapas. Gracias a la encuesta que realices durante el evento, podrás detectar puntos de mejora.
Encuesta posterior al evento: Si quieres obtener el mejor y más fiable feedback del evento, una encuesta es la mejor alternativa. Utiliza todas las respuestas y observaciones para lograr que los próximos eventos que organices cumplan con tus objetivos.

Planificación de eventos
Planificación de eventos
Planificación de eventos

Ejemplos de encuestas para eventos

Algunos eventos en los que puedes utilizar e-encuesta son:

¿Cómo empiezo la encuesta?

En primer lugar, antes de redactar el cuestionario, elabora un listado de tus objetivos, ¿qué es lo que deseas averiguar?

Etapas

1. Redactar cuestionario

Los cuestionarios cuanto más cortos, mejor.
Cuanto más corto es un cuestionario, más encuestados llegan hasta el final. Cuánto más corto es un cuestionario, mayor es la calidad de sus respuestas porque los encuestados no se fatigan. Selecciona bien las preguntas de tu cuestionario, prioriza si es necesario, no pretendas preguntarlo todo, pregunta lo más importante.

Utilice un lenguaje sencillo, claro, directo y específico
Procura que tus encuestados no tengan que adivinar lo que quieres decir.

No renuncie a la riqueza de los comentarios abiertos
Las preguntas abiertas o de respuesta abierta permiten que el encuestado se exprese en sus propias palabras. Este tipo de pregunta nos proporciona información cualitativa que enriquecerá el análisis posterior.

Utilice una de nuestras plantillas como base:
Encuesta te proporciona una amplia variedad de plantillas redactadas por expertos que te pueden servir de punto de partida. Estas plantillas contienen las preguntas clásicas de cada tipo de encuesta. La aplicación te permite tomar cualquiera de estos modelos como base y editar las preguntas para adaptarlas, en caso necesario, a sus necesidades concretas.

2. Programar cuestionario

Utiliza el tipo de pregunta más adecuado en cada caso:
Encuesta te proporciona 17 tipos de pregunta; escoge la que mejor se adapte a la cuestión que planteas.

El aspecto de tu encuesta es importante, personalízala:
Encuesta te permite personalizar los colores de sus fuentes y de sus fondos. Añade imagen en tus encuestas. Introduce tu logotipo.

Antes de enviar la encuesta, conviene probarla:
Envía la encuesta a otras personas de la organización para asegurarte de que todo funciona correctamente, especialmente si la encuesta tiene lógica condicional.

3. Recopilar respuestas

Una vez elaborado el cuestionario, es hora de enviar la encuesta a los clientes.

En la mayoría de los casos se enviará a los clientes un email de invitación para responder la encuesta. El sistema encuesta incorpora un completo editor y una herramienta de envío de emails que, además, te permite hacer un seguimiento de la tasa de respuesta de esos emails de invitación, así como enviar recordatorios a quienes aún no hayan respondido. Aparte del envío principal, suelen realizarse uno o dos recordatorios. El tiempo de recogida de respuestas, incluyendo envío y recordatorios, suele ser de 10-14 días.

También existen otros métodos para recopilar las respuestas, distintos del email y menos frecuentes para este tipo de encuesta, como son publicar un enlace a la encuesta en una web, en las redes sociales, o mediante códigos QR.

4. Analizar resultados

Los resultados de tus encuestas son accesibles mediante un informe online en tiempo real. Las versiones de pago de e-encuesta te permiten descargar los resultados en Excel (respondentes en filas y respuestas en columnas), así como los gráficos. Asimismo, el sistema te permite hacer filtrado de respuestas.

5. Implementación de acciones derivadas de los resultados de la encuesta y seguimiento

Con los datos sobre la mesa, hay que asegurarse de que los comentarios se implementen. La información recogida ayuda a identificar los principales ratios y métricas que hay que comenzar a monitorizar.

¿Y ahora qué?

Ya tenemos resultado... ¿y ahora qué?
Al contrario de lo que muchas empresas puedan pensar, esta campaña no finaliza con el envío de la encuesta, sino que hay que ir más allá presentando resultados (totales o parciales) o aun mejor, comunicar las medidas que se pondrán en marcha gracias a las conclusiones del estudio.
Acciones como éstas influirán en la percepción de la evaluación del año siguiente: si los empleados constatan que su opinión se ha tenido en cuenta, podemos esperar que aumente la participación el siguiente año.
Repite la encuesta cada año; no se trata de obtener un diagnóstico puntual, sino de descubrir tendencias. La frecuencia de estos proyectos suele ser de una vez al año.

Ver ejemplo
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